Czy ktoś czyta listy motywacyjne?

Prowadząc warsztaty z zakresu przygotowywania się do rozmów rekrutacyjnych, zetknęłam się z ciekawym i – jakże szczerym – pytaniem: czy ktoś w ogóle czyta listy motywacyjne? Odpowiedź, oczywiście, nie może być jednoznaczna.

CV CZY LIST MOTYWACYJNY – CO JEST WAŻNIEJSZE?

Rekruter dokonując selekcji napływających dokumentów aplikacyjnych często ma bardzo ograniczony czas, jaki może poświęcić na tę czynność. Wobec powyższego stara się w możliwie najkrótszym czasie dokonać wstępnej oceny jakości kandydatur. Jak tego dokonuje? W pierwszej kolejności osoba prowadząca rekrutację zapoznaje się z CV kandydata, które jest kompleksowym i zwięzłym źródłem informacji na temat przebiegu kariery zawodowej.  Można uznać, że pierwsze wrażenie wywołujemy nie podczas rozmowy kwalifikacyjnej, ale właśnie poprzez curriculum vitae. Dlatego tak ważne jest, by CV było estetyczne i zawierało maksymalną ilość informacji ,,w pigułce”. Rekruter niczego innego nie pragnie, aniżeli znaleźć satysfakcjonujące go informacje (czyli dowody na to, że spełniamy wymogi postawione w ofercie pracy), dlatego też zróbmy wszystko, by w CV miał wszystko podane ,,na talerzu”.

KROPKA NAD ,,I” – LIST MOTYWACYJNY

List motywacyjny powinien być kontynuacją i rozwinięciem lapidarnych sformułowań, które zawarliśmy w CV. Jeżeli w ofercie pracy wymaga się od nas umiejętności sprzedaży, w CV zamieszczamy o tym krótką informację w zakresie obowiązków, natomiast w liście motywacyjnym możemy pochwalić się swoimi osiągnięciami w tym obszarze.

Czy ktokolwiek czyta listy motywacyjne i kiedy to czyni? Ilu rekruterów, tyle opinii, jednak listy motywacyjne uznaje się na ogół za dodatek do CV. Jest on niewątpliwym wsparciem dla naszej kandydatury, ponieważ staje się on naszym emisariuszem, dodatkowym nośnikiem informacji o naszych atutach. Dobry, a więc estetycznie zredagowany i treściwy, list motywacyjny pozwoli rozwiać wątpliwości rekrutera i przekonać go do naszej kandydatury. W przypadku, gdy osoba rekrutująca nie jest pewna, czy warto się z nami spotkać, sięga właśnie po list motywacyjny.

Dodatkową rolą listu motywacyjnego jest sprawdzenie, czy kandydat… potrafi redagować teksty i perfekcyjnie zna pakiet MS Office (co deklaruje 99% kandydatów). Jeśli więc kandydujemy na stanowisko, które wymaga od nas zdolności literackich czy też redakcyjnych, napisanie doskonałego listu motywacyjnego powinno być dla nas priorytetem.

WYSYŁAĆ CZY NIE WYSYŁAĆ?

Bardzo wielu kandydatów nie załącza listów motywacyjnych, nawet, gdy ogłoszenie rekrutacyjne zawiera jasną informację o konieczności przesłania tego dokumentu. Co może pomyśleć rekruter? Być może kandydat masowo wysyła swoje CV i – zwyczajnie – nie chce mu się dodatkowo pisać listów motywacyjnych do każdej firmy. Inną opcją jest to, że kandydat - być może - nie potrafi czytać ze zrozumieniem (co go dyskredytuje, gdy ta umiejętność jest wymagana u potencjalnego pracownika). Można jeszcze mnożyć możliwości, jednak każda z nich przemawia na niekorzyść osoby starającej się o pracę.

List motywacyjny w pięć minut

Pisanie listu motywacyjnego jest prawdopodobnie najmniej lubianym etapem starania się o pracę.  Istnieje wiele poradników podpowiadających, w jaki sposób zredagować dokumenty aplikacyjne, by te były efektywne (i efektowne). Wszystkie rady można ograniczyć do jednego zdania: skonfrontuj ogłoszenie ze swoim doświadczeniem.

Warto pamiętać, że o ile CV może być dość uniwersalne (dla konkretnej branży) i zawierać wiele informacji na temat naszej kariery zawodowej, o tyle list motywacyjny powinien być stricte odpowiedzią na konkretną ofertę pracy.

WSTĘP

Początek listu motywacyjnego powinien jasno wskazać na jakie stanowisko kandydujemy. Jedna firma może prowadzić wiele procesów rekrutacyjnych, dlatego też zaakcentowanie stanowiska o jakie się ubiegamy, pozwoli przypisać nasze dokumenty aplikacyjne do interesującej nas rekrutacji.

ROZWINIĘCIE

W rozwinięciu listu motywacyjnego udowadniamy, że jesteśmy odpowiednim kandydatem na dane stanowisko. Jak to uczynić? Pisząc list motywacyjny warto mieć w pobliżu ofertę pracy, na którą aplikujemy oraz swoje CV (z rozpisanymi zakresami obowiązków). Pozwoli nam to łatwo skonfrontować wymogi stawiane w ogłoszeniu z posiadanym przez nas doświadczeniem. Z każdego takiego zestawienia, wymogu i doświadczenia, może wyjść jeden akapit tekstu. Przykładowo:

Wymóg: - 2 lata doświadczenia w sprzedaży

Moje doświadczenie: - łącznie 3 lata doświadczenia w sprzedaży (2 lata w firmie X i rok w firmie Y)

Konfrontując wymóg z doświadczeniem udowadniamy pracodawcy, że mieliśmy do czynienia ze sprzedażą i innymi obowiązkami związanymi z handlem:

W firmie X miałem okazję poznać specyfikę pracy sprzedawcy – szybko opanowałem strategie negocjacyjne, sposoby walki z obiekcjami oraz poznałem różne typy klientów. Praca ta wymagała ode mnie szczególnej empatii i wyczulenia na potrzeby moich klientów, przy jednoczesnej dbałości o interes pracodawcy. Od 2011 roku dalej rozwijam swoje umiejętności sprzedażowe w firmie Y, gdzie posiadam większą swobodę działania i odpowiedzialność za realizację planów kwartalnych i rocznych. Wymaga to ode mnie jeszcze większej skrupulatności, systematyczności i samozaparcia , by dokonywać nieustannej ekspansji rynku. Ciężka praca jednak owocuje – w ubiegłym kwartale wykonałem około 130% planów sprzedażowych, co jest dla mnie szczególnym powodem do dumy.

Kolejne akapity konstruujemy w podobny sposób  - wybieramy jeden z wymogów zamieszczonych w ofercie pracy i porównujemy do z naszym doświadczeniem. Oczywiście, nie piszemy w liście motywacyjnym o każdym z wymogów, ponieważ list byłby stanowczo za długi. Pisząc o swoim doświadczeniu, wybierajmy kryteria kluczowe dla danej oferty pracy.

ZAKOŃCZENIE

Zakończenie listu motywacyjnego powinno być zwięzłym podsumowaniem rozwinięcia oraz zgrabną zachętą do spotkania, w celu rozwinięcia treści zawartych w dokumentach aplikacyjnych.

Rekrutacja vs Dyskryminacja

Rekrutacja i dyskryminacja nie powinny być ze sobą zestawiane, nie powinno się nawet myśleć o dyskryminacji podczas planowania poszukiwania nowych pracowników. Żaden pracodawca nie przyzna się, że celowo pomija pewne grupy kandydatów, gdy dokonuje nawet wstępnej selekcji aplikacji. Czy w Polsce się więc dyskryminuje, czy też nie?

Swego czasu, gdy odbywałam staż w jednej z bardziej znanych agencji personalnych, klient (a więc zlecający rekrutację), podając kluczowe kryteria wyboru na koniec swego długiego wywodu uraczył pracowników agencji takim stwierdzeniem: ,,...a najlepiej, aby to była starsza, upierdliwa kobieta po pięćdziesiątce". Mniej lub bardziej jawnie zasugerował więc dyskryminację kandydatów ze względu na wiek i płeć. Nie zawsze jednak tak jasno stawia się dyskryminacyjną kawę na ławę rekrutacji. Wielu zleceniodawców nie mówi otwarcie o swoich przekonaniach czy stereotypach, w które wierzy (przykładowo, że młode dziewczyny natychmiast po zatrudnieniu zachodzą w ciążę, a starsi panowie ciągle wyznają zasadę brzmiącą ,,czy się stoi, czy się leży...").

OBRONA PRZED DYSKRYMIANCJĄ - PERSPEKTYWA REKRUTERA

Cóż ma zrobić rekruter, którego zadaniem jest odnaleźć kandydata możliwie najbardziej zbliżonego do wyobrażenia ideału wykreowanego przez zleceniodawcę? Przede wszystkim rolą osoby przeprowadzającej rekrutację jest znaleźć świetnego fachowca z całym inwentarzem jego kwalifikacji, kompetencji, umiejętności i talentów. Płeć, wiek, wyznanie, orientacja seksualna, preferencje polityczne się nie liczą, rekruter musi je ignorować, nawet gdy zlecając rekrutację czyni jakiekolwiek sugestie. Dyskryminacja kandydatów, niezależnie od obszaru dyskryminacji, jest wbrew prawu i - przede wszystkim - wbrew powszechnie uznawanym zasadom moralnym.

W przypadku, gdy rekrutujemy - przykładowo - na stanowisko uznawane powszechnie za typowo ,,kobiece", a naszym faworytem podczas rekrutacji jest mężczyzna, powinniśmy klientowi (zlecającemu rekrutację) racjonalnie uargumentować tą, a nie inną kandydaturę, odwołując się do obiektywnych danych i faktów (np. odpowiedni staż pracy, doświadczenie zbieżne z wymaganym, dodatkowe umiejętności, unikatowe wykształcenie itp.).

OBRONA PRZED DYSKRYMIANCJĄ - PERSPEKTYWA KANDYDATA

Wysyłając dokumenty aplikacyjne nigdy nie możemy mieć pewności kto i z jakim światopoglądem, przemyśleniami oraz przekonaniami je przeczyta. Jeżeli nie należymy do grona optymistów i obawiamy się, że osoba rekrutująca może być z jakiegoś względu uprzedzona do grupy społecznej, którą reprezentujemy, możemy bez obaw w naszym CV pominąć kilka elementów, jak np.:

• Data urodzenia
• Stan cywilny
• Obywatelstwo
• Zdjęcie

Co więcej, w krajach Zachodniej Europy, w celu uniknięcia dyskryminacji ze względu na pochodzenie, płeć, wiek, kolor skóry czy wyznanie, wysyła się dokumenty aplikacyjne incognito - podając jedynie takie informacje jak dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail), wykształcenie, doświadczenie, umiejętności, zainteresowania itp. Pomija się więc - wydawałoby się - najważniejszy element CV  jak imię i nazwisko.

Nasuwa się kolejne pytanie - jakie emocje może wzbudzić CV pozbawione elementarnych danych o kandydacie, jakimi są imię i nazwisko. Przesyłając dokumenty aplikacyjne, kandydat musi osiągnąć dwie rzeczy - ukazać siebie jako profesjonalistę, a także zachęcić pracodawcę do spotkania. Czy osoba, która de facto się nie przedstawia, wzbudza zaufanie?